L'organisation et la planification efficace d'un évènement hôtelier avec un logiciel de gestion de projet

Projet de groupe mettant en œuvre les compétences des apprenants à:

Planifier efficacemment à court et long terme un évènement qui se déroulera dans un hôtel.

A organiser de manière indépendante des séances et des événements en interne, conformément aux consignes d'exploitation.

A contrôler la planification des tâches journalières dans leur domaine et la coordination avec les interfaces des autres services.

Chacun des apprenants représentera un département spécifique. Il planifie, organise tous les préparatifs et prépare une présentation pour la direction de l’hôtel. Il la présente à l'occasion d’une réunion interdépartementale regroupant tous les cadres du comité d'organisation supervisée par la direction de l'hôtel.

Pour la réalisation de ce projet les élèves utiliseront le logiciel Trello. C’est un outil de gestion de projet en ligne permettant aux élèves de travailler ensemble sur l’organisation de cet évènement.

Les élèves travaillent à la fois en groupe et en sous-groupe pour coorganiser un événement en hôtelier.

Les groupes seront composer de la manière suivante :

• Chef de réception
• Responsable en restauration
• Chef de cuisine
• Responsable en économie domestique
• Responsable des banquets

L’enseignant jouera le rôle de la direction de l’hôtel. Il supervise et accompagne les groupes pour qu’ils ne se perdent pas dans les détails et arrivent rapidement à leur but.

Une première réunion a lieu pour répartir les tâches. L’enseignant présente le logiciel de gestion de projet et accompagne les élèves à la création d’un accès.

Brainstorming des idées et des décisions

Ils créent une feuille à idées selon les critères mentionnés ci-dessus et se mettent d’accord sur une des idées.

Planification du déroulement jusqu’à l’événement

Ils notent ce qui est nécessaire au déroulement de l’évènement. 

Définir le menu et l’animation

Ils définissent en détail en quoi consiste le dîner, les boissons et quel sera l’animation.

Budget

Ils créent un tableau Excel pour l'éboration du budget.

Invitation et liste des participant(e)s

Ils créent une invitation au graphisme adapté et complète pour l’événement à l’aide du logiciel en ligne Caneva

Planification du déroulement de la soirée

Ils notent ce qui est nécessaire au déroulement de la soirée et élaborent le programme détaillé de la soirée

Formulaire de feedbacks pour l’événement

Ils créent un formulaire de feedbacks pour les clients en utilisant différentes techniques de questionnement.

Présentation

Ils préparent la présentation pour la direction en utilisant le logiciel Trello. Cette deuxième réunion aura pour objectifs la mise en commun et la finalisation de la création de cet évènement. Chaque département aura l’opportunité de présenter son travail et la direction coordonnera et supervisera la réunion.

Feedbacks en classe

Le feedback est donné conformément aux règles du feedback qu’ils connaissent.